Ошибки при составлении матрицы ответственности

Страницы: 1
RSS
Ошибки при составлении матрицы ответственности, Обратная связь по предоставленным документам в рамках проекта
 
В данной теме обсуждаем и задаем вопросы по составлению матриц ответственности
 
Общие замечания.
Уважаемые коллеги!
1. У вашего бизнес-процесса всегда есть потребитель. Это означает, что либо Вы его просто не указали, либо этот процесс никому не нужен.
2. Работа в системе .... не есть бизнес-процесс! Бизнес-процесс всегда имеет конечного потребителя, результат и четко описанное содержание см. [URL=http://www.profmeter.com.ua/Encyclopedia/detail.php?ID=765]Бизнес-процесс[/URL].
Изменено: Vysotsky - 07.10.2009 13:43:24
 
Создание процессов без результата - псевдопроцессов.
Хочу обратить внимание, что при построении матрицы ответственности не следует забывать о результатах бизнес процесса. Например, не может быть отдельно - бухгалтерский учет и составление бухгалтерских отчетов. Отчеты, действительно, они необходимы для пользователей бухгалтерской информации, а вот сам процесс бухгалтерского учета, который не приводит ни к какому результату - особенно никому не нужен. Вывод - пересмотрите все свои бизнес-процессы и уберите или измените все процессы, которые не приводят ни к какому результату.

Примечание. Бухгалтерия - обратите внимание

Организация и ведение бухгалтерского учета и налогового учета (нет результата)
Составление финансовой отчетности и своевременное ее предоставление (есть результат)
Составление налоговой отчетности и своевременное ее предоставление (есть результат)

Первый процесс не может быть признан бизнес-процессом
Изменено: Vysotsky - 08.10.2009 18:42:19
 
Присутствие в списке бизнес-процессов "чужих процессов".
Коллеги! Убирайте из ключевых бизнес-процессов "согласование". Согласование не предполагает, что Вы несете полную ответственность за бизнес-процесс, являетесь его хозяином. Это просто участие в бизнес-процессе. Но хозяин у него другой. :!:

Пример:
(орфография оригинала сохранена)
1. Контроль за наличие и правильность оформления бухгалтерских и качественных док-в
2. Согласование макет-дизайнов

Оба процесса не являются ключевыми. Таким образом, должны быть удалены из списка ключевых бизнес-процессов.
Изменено: Vysotsky - 08.10.2009 18:41:16
 
Следующая ошибка в формулировании бизнес-процессов - неконкретность и неточность формулировок.
Пример:
"Заключение договоров" - думаете юридический отдел? Нет, снабжение. А в текущей формулировке выходит, что все договора на предприятии заключает отдел снабжения.

Составление отчетов на 1-е число, отслеживание остатков, подача заявок поставщику - каких отчетов и каких остатков? Снова неточность формулировок приводит к неконкретности обязанностей. То ли все отчеты на предприятии, которые сдаются 1-го числа делаются в отделе снабжения, то-ли все остатки, включая остатки денежных средств, бланков векселей находятся в их ведении?

Организация доставки ТМЦ (поиск транспорта, инструктажи, оформление док-в)
Погрузочно-разгрузочные работы, отслеживание транспорта - что значит отслеживание транспорта? Отслеживание его технического состояния? Местоположения? Перемещения? Использования? Тогда при чем тут разгрузка?

Сопровождение мобильной связи предприятия (отдел АСУ) - в чем заключается сопровождение?
Изменено: Vysotsky - 08.10.2009 18:47:23
 
Дублирование функций.

Дублирование функций не всегда видно самому автору матрицы бизнес-процессов. Такая ситуация должна быть выявлена лидером проекта.

Пример:
Планирование и закупка техники, расходных материалов - АСУ

аналогичную функцию найдем в службе снабжения.
Изменено: Vysotsky - 08.10.2009 18:45:30
 
Неверная интерпретация участников процесса.

Пример:
В процессе "Правовой анализ документов и подготовка юр. заключений" по мнению юридического отдела участвуют следующие подразделения:
АСУ, Маркетинг, Сырьевой отдел, Охрана, Автоцех, Медпункт, Ком.безоп=ть, АХО, Профком, Секретарь
 
Псевдодублирование процессов - в результате нечетких формулировок ключевых бизнес-процессов.

Отслеживание складских остатков - такая формулировка есть и у службы снабжения и в отделе продаж. Формально мы имеем пересечение бизнес-процессов. Но на самом деле при описании бизнес-процесса оба подразделения имели ввиду совершенно разные вещи - это следствие нечеткой формулировки сути бизнес-процесса. В результате не достигается основная цель - распределение зон ответственности между подразделениями.
Изменено: Vysotsky - 14.10.2009 01:25:11
 
Неверное толкование терминов приводит к тому, что у "независимого" читателя возникает непонимание сути бизнес-процесса.

Например, "Администрирование сайта" при ближайшем рассмотрении оказывается задачей по наполнению этого сайта контентом - полезной информацией.

Обратная ситуация - термин "корпоративная политика" толкуется в узком, специфическом смысле. В итоге у отдела маркетинга в разделе "корпоративная политика" появляются парадоксальные для остальных пользователей бизнес-процессы - от поздравительных открыток контрагентам до охраны интеллектуальной собственности
 
Описание важных бизнес-процессов как неключевых, а как вспомогательных.

Пример: Участие в составлении плана производства/продаж в части предоставления плана экспортных поставок на месяц

На самом деле имеется ввиду: Ежемесячное составление плана экспортных поставок
 
Описание ключевых процессов как собирательных понятий.

Такое описание таит в себе несколько подводных камней. Во-первых, ответственность автоматически перекладывается на единственного топ-менеджера. А, учитывая, что термин многогранный, получаем просто "крайнего" вместо "ответственного".

Пример:
"Формирование кадровой политики". Кадровая политика - собирательный термин. Она состоит из совокупности факторов, на которые оказывает прямое влияние не один человек. При такой формулировке получим именно "крайнего".
 
Включение в список ключевых бизнес-процессов "чужих" процессов.

При описании ключевых бизнес-процессов владельцем бизнес-процесса не может быть "другой" сотрудник, даже если он подчиненный. Это его процесс. Значит "Ваш" процесс заключается в другом.
 
Коллизия бизнес-процессов - повторяющиеся или аналогичные бизнес-процессы у разных владельцев.

Такое вполне возможно, когда неясен владелец бизнес-процесса или четко не распределены роли.

Пример:
Задача привлечения кредитных ресурсов. Из ключевых бизнес-процессов совершенно неясно, кто же отвечает за управление заемными финансовыми ресурсами - ФЭУ или Финотдел?
 
А также... "грамматические ошибки" в наименовании бизнес-процессов.
Наличие ошибок свидетельствует о соответствующем подходе к составлению ключевых бизнес-процессов.
Страницы: 1
Читают тему (гостей: 1)

Нажмите, чтобы рекомендовать эту страницу другим:
Рейтинг@Mail.ru Яндекс.Метрика