16-05-2009

Закрытие периода в 1С:Предприятие. Продолжаем наводить порядок

Данная статья продолжает цикл статей по организации системы управления информационными ресурсами в организации.
Если Вам интересно, как организовать работу службы технической поддержки пользователей, рекомендую обратиться к моей статье "Упорядочиваем работу с программным обеспечением".

Когда организация имеет дело с данными, рано или поздно возникает необходимость в их корректировке за прошедшие периоды. И вроде бы ничего страшного в этом нет, но такие корректировки оказывают непосредственное влияние на информацию, актуальную для текущих периодов. Например, на состояние остатков товаров на складах, денежных средств в кассе, материалов в производстве.

Когда такое изменение полностью подконтрольно, ничего страшного в этом нет. Но вот когда такая возможность имеется у многих пользователей, возникает угроза, что база данных может стать неактуальной, в нее может непреднамеренно или даже сознательно быть внесена недостоверная информация.

Производители программного обеспечения как могут, стараются защититься от таких действий. Но программа не существует сама по себе. Всегда присутствует "человеческий фактор". Поэтому нет никакого другого способа уменьшить вероятность наступления таких нежелательных последствий, чем регламентировать доступ пользователей к возможности внесения исправлений "задним числом".

Ниже приводится документ, касающийся работы с базами данных "1С:Предприятие". Но он написан таким образом, что подойдет для любого программного обеспечения, которое поддерживает "дату блокирования внесения изменений" - точку, ранее которой, изменить данные в программе невозможно.

Если Вы хотите, чтобы я Вам помог в регламентации процесса управления информационными ресурсами в организации, можете написать мне через форму обратной связи.

Регламент управления датой закрытия периода

Настоящий регламент распространяется на всех пользователей, работающих в системе «1С:Предприятие».

Регламент вступает в действие с момента его опубликования.

С целью недопущения искажения управленческой информации вводится следующий порядок закрытия данных прошлых периодов.

Дата закрытия периода — дата, установленная распоряжением финансового директора или директора предприятия, ранее которой средствами программного обеспечения блокируется возможность какого-либо изменения данных пользователем.

Данные, внесенные в программу и относящиеся к «закрытому периоду» не подлежат изменению, дополнению, удалению и другим видам корректировок.

Процедура закрытия периода

По окончанию календарного месяца проводится процедура его закрытия. Для этого в течение следующего календарного месяца должны быть проведены все заключительные операции.

До первого рабочего дня месяца, следующего за 20-м числом, завершается проведение документов по движению товарно-материальных ценностей (в том числе необоротных активов).

До первого рабочего дня месяца, следующего за 15-м числом, завершается инвентаризация незавершенного производства и списание затрат по счетам бухгалтерского учета.

До первого рабочего дня месяца, следующего за 20-м числом, завершается учет расчетов с контрагентами, проводятся заключительные обороты.

До первого рабочего дня месяца, следующего за 22-м числом, выполняется программное восстановление последовательности документов в учете, проводится окончательный контроль правильности отображения информации.

До первого рабочего дня месяца, следующего за 25-м числом, проводится закрытие периода для редактирования пользователями.

Порядок изменения данных прошлого периода

В некоторых случаях могут быть выявлены ошибки или недочеты в данных, относящихся к прошлым периодам. Данная ситуация рассматривается как исключительное событие и требует выполнение их корректировки под контролем со стороны лиц, ответственных за функционирование базы данных.

Для выполнения этих действий вводится следующий порядок действий пользователя, которому необходимо выполнить такую корректировку.

1. При возникновении необходимости корректировки (исправления) данных, относящихся к документам прошлого периода пользователь обращается к своему непосредственному руководителю с обоснованием своей просьбы в служебной записке.

2. Руководитель обязан оценить необходимость выполнения корректирующих действий и обратиться к Главному бухгалтеру или начальнику ПЭО с просьбой открыть учетный период для выполнения корректирующих действий.

3. Главный бухгалтер (начальник ПЭО) обязан оценить необходимость и последствия корректировок периода и поставить в известность финансового директора о необходимости проведения корректировки

4. Финансовый директор дает разрешение IT-отделу открыть период для редактирования для конкретного пользователя, указав срок завершения его полномочий

5. IT-отдел открывает доступ к периоду и включает в график своих работ регламентную процедуру, выполняющую восстановление последовательности документов, а при необходимости и перерасчет остатков.

Примечание: открытие периода в бухгалтерской базе данных не может быть осуществлено без разрешения и ведома Главного бухгалтера.

Если у Вас есть мысли или замечания по данному поводу - пишите комментарии внизу статьи (доступно для зарегистрированных пользователей) или на форуме.