Эта статья продолжает цикл моих статей о наведении порядка в информационной системе предприятия и формировании ряда регламентирующих документов, касающихся взаимодействия пользователей с информационной системой.
Возникла следующая проблема - нужно, чтобы агенты по продажам имели возможность редактировать данные по клиентам в базе данных, которые ранее редактировались централизовано. Поэтому теперь родился такой документ.
Порядок корректировки справочника контрагентов менеджерами по продажам
С целью постоянной актуализации информации о контактах с клиентами менеджерам по продажам дается право корректировки раздела «Контактная информация» по контрагентам.
Корректировка может быть произведена только тем сотрудником, который ознакомился с настоящим Порядком.
Ответственность за ознакомление с настоящим порядком возлагается на руководителя отдела
Контактная информация вносится исключительно на украинском языке. Исключение могут составлять только зарубежные контрагенты и компании, имеющие официальные названия, состоящие из латинских букв
Контактная информация вносится ПОЛНОСТЬЮ :
Физический адрес;
Юридический адрес;
Адрес доставки;
Телефон директора/приемной;
Телефон бухгалтерии;
Телефон отдела сбыта/снабжения;
E-mail.
Менеджер по продажам обязан четко различать понятия — юридический адрес, физический адрес и адрес доставки. В практике работы в большинстве случаев эти адреса различаются
Юридический адрес — это адрес предприятия, указанный в его официальных регистрационных документах — уставе, свидетельстве о государственной регистрации, свидетельстве о регистрации плательщиком НДС и т.д.
Физический адрес — это адрес, по которому фактически находится предприятие, его главный офис. Часто физический адрес не совпадает с юридическим, поскольку предприятие обычно арендует помещение по месту фактического своего расположения
Адрес доставки — это адрес, по которому необходимо доставлять груз, который отправляется покупателю. То есть адрес склада, на который нужно доставить купленный нашим клиентом товар. В большинстве случаев этот адрес отличается как от юридического адреса, так и от адреса физического расположения офиса клиента
Менеджер, которые не в состоянии полностью заполнить блок контактной информации, не имеет права вносить ее частично и обязан уведомить об этой ситуации начальника отдела, который обязан решить данный вопрос с финансовой службой и бухгалтерией
Ответственность за корректность контактной информации в базе данных с момента предоставления доступа менеджеров по продажам к базе данных (на запись) несет начальник отдела продаж. Все недоразумения, связанные с корректностью данной информации он обязан регулировать лично в оперативном режиме. При возникновении затруднений, если проблема не может быть решена быстрее, чем за 30 минут, он обязан проинформировать об этом финансового директора.
