Список предметов
Как импортировать информацию из базы данных
3 / 15
Развернуть структуру обучения Свернуть структуру обучения

Цель работы: научится осуществлять импорт информации в Excel из баз данных.

За основу я взял свою базу данных по банковским депозитам:

(на рисунке приведен фрагмент структурированной базы данных, созданной в программе MS Access)

Внешний вид структурированной базы данных access

Перед нами стоит задача перенести данные в таблицы MS Excel для последующей обработки и фильтрации.

Импорт информации БД в среду Excel

Воспользуемся функцией импорта в MS Excel. Для работы с внешними источниками данных в Excel предусмотрено достаточно большое количество специальных возможностей. Они сгруппированы на вкладке "Данные". Щелкнем на эту вкладку, в результате чего откроется такая картинка:

Панель инструментов MS Excel для работы с внешними базами данных

Необходимо выбрать требуемый вид импорта данных. В нашем случае нам необходимо осуществить импорт из базы данных MS Access. Этот тип баз данных для пакета MS Office является "родным", поэтому для него предусмотрена специальная кнопка. Нам достаточно кликнуть на нее.

Открывается следующее окно:

Диалоговое окно выбора источника данных для MS Excel с указанием типа данных внешнего источника

В этом окне мы выбираем нужную нам базу данных для импорта из нее информации. Поскольку это окно является стандартным для пакета MS Office, то никаких сложностей с его использованием не предполагаем:

Выбор базы данных Acces для импорта данных в Excel из списка в диалоговом окне

После выбора базы данных откроется такое диалоговое окно со списком элементов, содержащихся внутри базы данных MS Access. Нам необходимо выбрать одну из них, которая и будет размещена на одном из листов Excel.

Диалоговое окно выбора таблицы Access для импорта в Excel

Выбираем нужную нам таблицу для импорта. Для примера я выбрал таблицу “Физические лица”. Появится диалог выбора способа импорта данных и представления результата на листе Excel. Обратите внимание, что во время импорта, данные можно преобразовать и представить в виде сводной таблицы и даже сводной диаграммы.

Функция "создать подключение" позволяет создавать динамическую связь между базой данных и результатом на листе Excel. То есть при изменении данных в базе, будет меняться и ее отображение на листе.

Диалог выбора способа импорта данных и их последующего представления на листе Excel

Несмотря на то, что можно выбрать несколько способов отображения данных в Excel, я выбрал таблицу.

Результат операции импорта данных из MS Access в таблицу MS Excel

В итоге я получил такую таблицу из базы данных, импортированную из Excel.

Теперь мы можем отфильтровать данные по нужным нам критериям. Ecel представляет массу возможностей для отбора, фильтрации и сортировки данных. Для этого мы необходимо выделить всю область с импортированными только что данными. После этого, заходим на вкладку "Данные" и нажимаем на кнопку “Фильтр”. Эта кнопка включает фильтрацию для выделенной нами области данных. При этом каждая колонка считается индивидуальным фильтром, а каждая строка - единицей данных.

Если в процессе фильтрации, элемент будет отфильтрован (скрыт из отбора или наоборот, включен в отбор), то это действие осуществляется по отношению ко всей строке - она появляется или исчезает из списка. Таким образом появляется возможность, например, отобрать все записи, у которых значение конкретной колонки "26". В результате, все строки, не соответствующие этому параметру будут скрыты.

Разумеется, фильтры работают в режиме отображения, с самими данными ничего не происходит. При отключении фильтра данные "вернутся назад".

О том, что фильтр включен, свидетельствует выпадающий список, появляющийся вверху каждой колонки, включенной в фильтрацию. По умолчанию у каждого фильтра установлен режим "все", то есть отображать все данные.

Включение фильтрации данных в Excel с помощью панели нструментов

Кроме функции фильтрации, Excel позволяет нам упорядочить (отсортировать) данные, что позволяет представить их в более удобном виде. Например мы можем отсортировать счета по дате закрытия. При этом сортировка возможна как по возрастанию, так и по убыванию.

Использование фильтров Excel не только для отбора, но и для сортировки данных

Рассмотрим, как работает фильтрация. Для этого нажимаем на фильтр столбца, который мы хотим подвергнуть фильтрации и выбираем нужный нам критерий для отображения счетов. Я выбрал для примера счета, которые еще не закрыты. Обратите внимание, о том, что для данной колонки включена фильтрация данных, свидетельствует соответствующее изображение "фильтр" на кнопке выпадающего списка (см. колонку F)

Пример использования фильтра в Excel с отображением только данных, отвечающих критерию

Так же мы хотим отсортировать счета по нужному нам значению. Допустим по убыванию размера суммы на счете. Для этого воспользуемся функцией сортировки для соответствующей колонки данных. Нам осталось указать в открывшемся меню, как мы хотим упорядочить строки.

В очередной раз заметим, что при выполнении операции сортировки перемещаются строки в целом, а не отдельные ячейки, так как Excel считает, что строка является неразрывной логической единицей данных.

Пример использования функции сортировки массива данных excel

Получаем результат сортировки от максимального к минимальному значению.

Пример использования функции сортировки строк в массиве данных


0  


 Как использовать формулы в Excel | Описание курса | Сведение и группировка статистических данных 
   

Обсудить на форуме
Записаться на курсы
Обратиться к консультанту
Пройти тест
Полный список курсов обучения
Бесплатные видеоуроки
Нужна информация!




Нажмите, чтобы рекомендовать эту страницу другим:
Рейтинг@Mail.ru