Статья содержит четкий алгоритм действий, который необходимо совершить при передаче дел новому Главному Бухгалтеру. Оформлено все в виде действующей инструкции, которая была разработана мной в интересах одного из моих клиентов. Здесь она приведена в сокращенном виде, впрочем, достаточным для понимания и реализации.
При возникновении вопросов пишите в форуме (я его регулярно просматриваю) или прямо комментарии к статье. За отзывы буду благодарен.
Инструкция о порядке передачи дел Главным бухгалтером
В статьях, ссылки на которые приведены выше, указано, что законодательство не предусматривает официальной процедуры передачи дел от одного Главного бухгалтера другому, поэтому данная инструкция носит больше характер алгоритма действий и документа, регулирующего соответствующий бизнес-процесс.
Тем не менее, выполнение указанных рекомендаций позволит избежать значительных проблем в будущем как для нового Главного Бухгалтера, так и для предприятия в целом.
При вступлении в должность вновь назначаемый Главный бухгалтер обязан:
Встретиться со своим предшественником и ознакомиться с состоянием дел в бухгалтерском учете путем интервьюирования (задать интересующие вопросы). Если этого сделать невозможно или не удалось - поставить в известность об этом руководителя предприятия, который приказом назначит комиссию для приема дел Главным бухгалтером, вступающим в должность. По итогам работы комиссия должна составить акт
Ознакомиться с местами хранения первичной документации и выборочно проверить ее наличие
Выяснить дату последней сдачи документов в архив и найти оригинал акта сдачи документов или акта их уничтожения
Выяснить, не изымались ли документы контролирующими органами и имеются ли об этом соответствующие документальные свидетельства
Выяснить, были ли в последнее время на предприятии недостачи или хищения, проконтролировать наличие соответствующих документов
Провести окончательную проверку наличия бухгалтерской документации, составить акт инвентаризации бухгалтерской документации
В случае установления факта отсутствия каких-либо бухгалтерских документов, уведомить руководителя предприятия. Руководитель должен принять соответствующее решение. В случае, если отсутствие документов может привести к серьезным последствиям, руководитель предприятия, учреждения письменно уведомляет об этом правоохранительные органы и приказом назначает комиссию для установления перечня отсутствующих документов и расследования причин их пропажи или уничтожения.
Оценить состояние бухгалтерского учета и, в случае наличия серьезных претензий, письменно уведомить руководителя предприятия и предложить провести аудиторскую проверку, если есть предположения о том, что предыдущим бухгалтером допускались серьезные ошибки
Проверить наличие всех налоговых деклараций за период не менее, чем 1095 дней, провести сверку сальдо по счетам 64 и 65 с данными налоговых деклараций. Учесть, что если налоговая декларация не была представлена, то срок 1095 дней на обязательства по уплате налога начинается с даты ее предоставления. Проверить подписи уполномоченных лиц
Ознакомиться со всеми актами проверок за последние 1095 дней и проверить уплату всех пеней и штрафов по этим актам. Результаты доложить руководителю предприятия
Согласовать с увольняющимся Главным бухгалтером дату, на которую все учетные операции по регистрам завершены. На эту дату должны быть выполнены все бухгалтерские записи за истекший период, укомплектованы в дела первичные документы, служащие основанием для каждой выполненной записи, сформирован оборотный баланс, формы бухгалтерской и налоговой отчетности
Подготовить к приему-передаче книги и журналы регистрации: учета счетов-фактур полученных и выданных, приобретений и продаж, регистрации банковских чековых книжек, ценных бумаг, доверенностей, контрольно-кассовых аппаратов, кассовая книга и др.
Убедиться, что передаваемые документы подшиты в дела согласно номенклатуре дел, разработанной на предприятии. Номенклатура дел представляет собой список заглавий (наименований) дел и журналов (книг) регистрации, заводимых на предприятии, с указанием сроков их хранения. Если необходимые журналы (книги) отсутствуют, об этом делается соответствующая запись в акте приемки-передачи, а журнал (книга) заводится со дня приема дел
Если аудиторская проверка не проводится, провести выборочную проверку первичных документов. Проверить правильность их оформления, наличие подписей уполномоченных лиц, отражение в учете Все выявленные в ходе проверки нарушения, ошибки и неточности указать в акте приемки-передачи дел
Если увольняющийся Главный бухгалтер нес материальную ответственность, провести инвентаризацию по участкам ответственности. Назначить полную инвентаризацию, если на дату обязательной инвентаризации, определенной в учетной политике предприятия, инвентаризация не проводилась
Если увольняющийся главбух совмещал должность кассира - провести инвентаризацию кассы
Ознакомиться с результатами инвентаризаций за прошедший год и проверить, были ли приняты меры по их результатам
