В работе отечественных бухгалтеров всегда есть проблема - коллеги приносят для обработки документы, которые не могут быть приняты к учету в связи с их неправильным оформлением. И очень часто груз переоформления ложится на плечи бухгалтера. В результате предприятие платит больше НДС, в учете числится дебиторская задолженность, которая фактически отсутствует, но акт выполненных работ оформлен неправильно и так далее.
Чтобы этого не происходило, мы разработали для клиента простую процедуру контроля правильности оформления документов, которая организует нормальный документооборот и позволяет бухгалтерам не заниматься несвойственной им работой.
Мы исходили из таких предположений:
Длинную инструкцию читать не будут
Инструкция должна быть понятной и простой, чтобы ее выполняли
Текст должен помещаться на одной странице формата А4
В итоге, удалось сформулировать правила из семи пунктов для всей компании, которые не просто были доведены до сотрудников, но и внедрены в повседневное использование. Такая подача материала была понятна как руководителям, так и вовлеченным в процесс документооборота рядовым сотрудникам.
Процедура контроля
правильности оформления документов
После проведения оплаты товаров, работ и услуг контрагентам, у контрагента возникает дебиторская задолженность, которая должна быть закрыта поставкой соответствующих товаров, проведения работ или оказания услуг, которые подтверждаются документально
Лицо, инициировавшее платеж, обязано предоставить в бухгалтерию следующие документы:
Накладную (акт выполненных работ, акт приема-передачи и др.)
Налоговую накладную (если контрагент является плательщиком НДС)
Копию свидетельства о регистрации (при совершении первой сделки)
Копию свидетельства плательщика НДС (при совершении первой сделки, если контрагент является плательщиком НДС)
Главный бухгалтер назначает сотрудника, ответственного за проверку правильности оформления документов. В дальнейшем, все документы, касающиеся оформления поставок товаров, работ, услуг принимает именно данный сотрудник.
В случае неправильного оформления одного или нескольких документов, лицу, предоставившему неправильно оформленные документы, дается семь календарных дней на их переоформление. По истечении данного срока переоформленные документы должны быть предоставлены в бухгалтерию.
В случае, если переоформленные документы своевременно не предоставлены в бухгалтерию, ответственный сотрудник бухгалтерии формирует реестр документов, которые не предоставлены в срок или неправильно оформлены и не предоставлены в срок и передает его в службу экономической безопасности.
Служба экономической безопасности выясняет причины, по которым не произошло предоставление документов и информирует Генерального директора о возникшей ситуации.
По результатам рассмотрения контрагент может быть включен в «черный список» предприятия. В результате чего с данным контрагентом в дальнейшем не будут заключаться сделки и продолжаться деловые отношения.
