Регламент использования печатей и штампов

Резюме

Пример распоряжения директора предприятия о правилах использования и хранения имеющихся печатей штампов. Данный документ был разработан в интересах одного из моих клиентов и приводится здесь в сокращенном виде.

Когда в организации одна единственная печать, она обычно хранится у директора или главного бухгалтера и вопросов не возникает. Но когда бизнес растет - появляется печать для налоговых накладных, штампы для доверенностей и командировочных удостоверений, печати для склада и много других. Тогда возникает проблема урегулирования использования всех имеющихся штампов и печатей.  На какой документ и кто конкретно имеет право ставить печать или штамп (и какую именно печать или штамп).

P.S. Примите во внимание, что на текущий момент в большинстве стран использование печатей (в  частности в Украине) является необязательным. Если Вы решили их использовать - закрепите данный факт в приказе. Это поможет, например, в судебных спорах. В Украине использование печатей отменено, если же Вы хотите, в интересах собственной экономической безопасности, сделать наличие печати на юридически важных документах обязательным, можете обратиться ко мне за консультацией.

Сергей Высоцкий

Регламент
использования штампов и печатей

Настоящий регламент регулирует порядок использования штампов и печатей организации и распространяется на всех сотрудников, в чьем распоряжении находятся штампы или печати организации.

Регламент вступает в силу непосредственно после утверждения и обязателен к исполнению всеми сотрудниками.

Штамп — разновидность печатной формы, служащей для производства оттиска на документах и деловых бумагах, содержащего текстовую или графическую информацию

Наборной штамп — разновидность штампа, конструкция которого позволяет заменять содержание оттиска

Ненаборной штамп — штамп, конструкция которого не позволяет изменять содержание оттиска без переделки самого штампа

Печать — круглая печатная форма, содержащая рельефное или углубленное изображение текста (текста и рисунка) с полным наименованием организации, служащая для производства оттиска правильной круглой формы на бумаге для подтверждения подлинности документа.

Порядок использования печатей

1. Для осуществления своих непосредственных обязанностей работникам предприятия могут быть выданы печати

2. Работник предприятия, получивший на руки печать, обязан расписаться в журнале выдачи штампов и печатей, который храниться в юридическом отделе

3. С момента получения печати работник предприятия несет персональную ответственность за использование выданной ему печати и не имеет право передавать ее другим лицам

4. Сотрудник, получивший в свое распоряжении печать, обязан использовать ее только для удостоверения тех документов, для которых печать ему выдавалась

5. Запрещается использовать печать для заверения каких-либо иных документов (в том числе и по просьбе других сотрудников предприятия), кроме случаев, когда на такие действия получена санкция руководства

6. Сотрудник несет персональную ответственность за то, чтобы выданная ему печать не могла быть использована другими лицами

7. Покидая рабочее место, сотрудник обязан поместить печать в недоступное место

8. По окончанию рабочего дня печать должна быть убрана в сейф

Порядок использования штампов

9. Для осуществления своих непосредственных обязанностей работникам предприятия могут быть выданы штампы

10. Работник предприятия, получивший на руки штамп, обязан расписаться в журнале выдачи штампов и печатей

11. С момента получения штампа работник предприятия несет персональную ответственность за использование выданного ему штампа и не имеет право передавать его другим лицам. Оттиски штампа не могут быть сделаны на документах, иных, чем те, для которых штамп был выдан сотруднику

Порядок выдачи штампов и печатей

12. При необходимости выдачи для сотрудника штампа или печати, он оформляет служебную записку, в которой должно быть изложено обоснование необходимости такого действия

13. Служебная записка должна быть завизирована начальником юридического отдела, начальником службы безопасности и финансовым директором

14. Окончательное решение по выдаче штампа или печати сотруднику принимает директор предприятия

15. Перед выдачей штампа или печати сотрудник обязан быть ознакомлен с приказами и регламентами, касающихся их использования и удостоверить факт своего ознакомления подписью

Порядок хранения штампов и печатей

16. Юридический отдел осуществляет хранение неиспользуемых на данный момент наборных штампов. Ответственность за их сохранность несет начальник юридического отдела

17. Неиспользуемые печати и ненаборные штампы хранятся в сейфе директора предприятия

18. Используемые печати и ненаборные штампы хранятся в сейфах отделов, в которых работают сотрудники, имеющие на руках выданные им печати и ненаборные штампы. Ответственность за их сохранность несет лицо, которому выдана печать или штамп