Регламент використання печаток та штампів

17-01-2025

Регламент використання печаток та штампів

Регламент використання печаток та штампів

Резюме

Приклад розпорядження директора підприємства щодо правил використання та зберігання наявних печаток штампів.
Цей документ був розроблений на користь одного з моїх клієнтів і наводиться тут у скороченому вигляді.

Коли в організації одна єдина печатка, вона, зазвичай, зберігається у директора чи головного бухгалтера і питань не виникає.
Але коли бізнес росте – з'являється печатка для накладних, штампи для довіреностей та посвідчень про відрядження,
печатки для складу та багато інших. Тоді виникає проблема врегулювання використання всіх наявних штампів та печаток. На
який документ і хто має право ставити печатку чи штамп (і яку саме печатку чи штамп).

P.S. Зверніть увагу, що на даний момент у більшості країн використання печаток (зокрема в Україні) є необов'язковим. Якщо Ви
вирішили їх використати – закріпіть цей факт у наказі. Це допоможе, наприклад, у судових суперечках. В Україні використання
печаток скасовано, якщо ж Ви хочете, на користь власної економічної безпеки, зробити наявність печатки на юридично важливих
документах обов'язковою, можете звернутися до мене за консультацією.

Сергій Висоцький

Регламент
використання штампів та печаток

Цей регламент регулює порядок використання штампів та печаток організації та поширюється на всіх співробітників, у розпорядженні яких
знаходяться штампи або печатки організації.

Регламент набирає чинності безпосередньо після затвердження і є обов'язковим до виконання всіма співробітниками.

Штамп - різновид друкованої форми, що служить для виробництва відбитка на документах і ділових паперах, що містить текстову або графічну
інформацію

Набірний штамп - різновид штампу, конструкція якого дозволяє замінювати зміст відбитка

Ненабірний штамп - штамп, конструкція якого не дозволяє змінювати зміст відбитка без переробки самого штампу

Печатка — кругла друкована форма, що містить рельєфне або поглиблене зображення тексту (тексту та малюнка) з повним найменуванням організації,
що служить для відбитка правильної круглої форми на папері для підтвердження справжності документа.

Порядок використання печаток

1. Для здійснення своїх безпосередніх обов'язків працівникам підприємства можуть бути видані печатки
2. Працівник підприємства, який отримав на руки печатку, зобов'язаний розписатися в журналі видачі штампів та печаток, який зберігатиметься
   в юридичному відділі
3. З моменту отримання печатки працівник підприємства несе персональну відповідальність за використання виданого йому печатки та не має
   право передавати її іншим особам
4. Співробітник, який отримав у своєму розпорядженні печатку, зобов'язаний використовувати її лише для посвідчення тих документів, для яких
   друк видавався йому.
5. Забороняється використовувати печатку для засвідчення будь-яких інших документів (у тому числі і на прохання інших співробітників підприємства),
   крім випадків, коли на такі дії отримано санкцію керівництва
6. Співробітник несе персональну відповідальність за те, щоб видана йому печатка не могла бути використаний іншими особами
7. Залишаючи робоче місце, співробітник зобов'язаний помістити печатку в недоступне місце
8. Після закінчення робочого дня печатка повинна бути прибрана у сейф

Порядок використання штампів
Для здійснення своїх безпосередніх обов'язків працівникам підприємства можуть бути видані штампи


9. Працівник підприємства, який отримав на руки штамп, зобов'язаний розписатися в журналі видачі штампів та печаток
10. З моменту отримання штампу працівник підприємства несе персональну відповідальність за використання виданого йому штампу та
    не має права передавати його іншим особам. Відбитки штампу не можуть бути зроблені на інших документах, ніж ті, для яких штамп був
    виданий співробітнику

Порядок видачі штампів та печаток


1. При необхідності видачі для співробітника штампу або печатки він оформлює службову записку, в якій має бути викладено обґрунтування
   необхідності такої дії
2. Службова записка має бути завізована начальником юридичного відділу, начальником служби безпеки та фінансовим директором
3. Остаточне рішення щодо видачі штампу або печатки працівникові приймає директор підприємства
4. Перед видачею штампу або печатки співробітник повинен бути ознайомлений з наказами та регламентами щодо їх використання та засвідчити
   факт свого ознайомлення підписом.

Порядок зберігання штампів та печаток


5. Юридичний відділ здійснює зберігання набірних штампів, що не використовуються на даний момент. Відповідальність за їх безпеку несе
   начальник юридичного відділу
6. Печатки та ненабірні штампи, що не використовуються, зберігаються в сейфі директора підприємства.
7. Печатки та ненабірні штампи, що використовуються, зберігаються в сейфах відділів, в яких працюють співробітники, які мають на руках видані
   ним печатки та ненабірні штампи. Відповідальність за їх збереження несе особа, якій видано печатку чи штамп