Понятие "Зона ответственности", примеры и пояснения



11-05-2009

Что такое "зона ответственности"?

Вернуться к данному вопросу меня побудила вполне реальная ситуация у моего клиента. На его предприятии возникла спорная ситуация, которая требовала немедленного нестандартного решения - покупатель вернул скоропортящийся продукт, выдвинув формальные претензии, которые не были предусмотрены договором. Директора (а у него авторитарный стиль управления подчиненными) в это время не было на месте. Взять на себя ответственность за ее разрешение "не рискнул" никто. Результат понятен.

Разумным решением, в данном случае, является не поиск виновных, а принятие мер, чтобы подобные ситуации не повторялись в будущем. Поэтому мы перешли к внедрению зон ответственности для заместителей директора.

Словосочетание «Зона ответственности» часто встречается в литературе. Но, если Вы задумаетесь над конкретной формулировкой данного понятия, то выяснится, что, несмотря на массовое применение, точного определения обычно никто не дает. И это неудивительно.

Понятие «зоны ответственности» обычно употребляется как в меру неопределенное, но указывающее на то, что именно конкретный сотрудник должен нести ответственность за события, имеющие отношение к определенной сфере деятельности организации.

Пример необходимости внедрения в организации зон ответственности

В чем смысл использования в менеджменте термина «зона ответственности?».

Отвечу на примере. Пусть, за связь в организации отвечает IT-директор. Вместе с тем, под это понятие попадают мобильные телефоны. Поэтому его назначают координатором корпоративной связи и успокаиваются. Через некоторое время возникает вопрос о сокращении расходов на мобильную связь. Выясняется, что IT-директор даже не думал о решении своих задач в данном направлении. На задаваемые ему вопросы он совершенно справедливо возражает, что в его задачу входит техническое обеспечение связью, которое в данный момент находится «на высшем уровне». Поэтому вопросов ему задавать не стоит.

  Это происходит потому, что мы ориентировались на линейно-функциональную систему управления. То есть передали управление сложным техническим оборудованием техническому специалисту. Он и управлял этим оборудованием с технической точки зрения.

  В настоящее время такой подход к распределению полномочий и обязанностей давно устарел. Сейчас организации интересует не просто выполнение функциональных обязанностей, а максимально эффективное исполнение функциональных обязанностей. То есть с оптимальными затратами времени, материальных и финансовых ресурсов. Поэтому теперь нам и потребуется определение «зоны ответственности».

Как правильно подойти к вопросу внедрения "зон ответственности"

Зона ответственностиэто область деятельности организации, за нормальное функционирование которой несет ответственность один или несколько сотрудников.

Как известно, когда несколько сотрудников несет ответственность за одно и то же, это означает, что, фактически, никто. Поэтому в терминах данной формулировки это означает, что ответственность разделена между работниками в пространстве или во времени. Например, ответственность за работоспособность коммуникаций в первую, вторую и третью смену работы предприятия.

Теперь вернемся к изначально описанной проблеме с мобильными телефонами. Если мы теперь сформулируем зону ответственности IT-директору как «максимально эффективное использование средств мобильной связи», то и свои цели и задачи он будет понимать принципиально по-другому.

С другой стороны, требования к квалификации и деловым навыкам сотрудника, занимающего должность IT-директора, принципиально изменятся. То есть, кроме технических знаний об организации связи в организации, ему потребуются знания и навыки в области экономики. И ничего ужасного в этом нет.

По аналогии, кому интересен Главный инженер, который не умеет организовать эффективное производство? Точно также он должен владеть вопросами эффективности.

Управление вопросами, лежащими в сфере совместных интересов разных подразделений

Теперь рассмотрим еще один важный аспект применения понятия «зона ответственности». Очень часто возникают вопросы, которые лежат «на стыке» линейно-функциональных задач управления.

Например, за функционирование веб-сайта отвечает IT-отдел, а за наполнение вроде бы должен отвечать отдел маркетинга. Поэтому первые особенно не обращают внимание на его содержание, а вторые — не считают это своей обязанностью.

При назначении зоны ответственности, например, за маркетологами все станет на свои места — поддержание работоспособного сайта — вопрос директора по маркетингу, а помощь ему в этом обязано оказать IT-управление. И крайнего искать уже не будем. Он определен.

Таким образом, распределение зон ответственности, когда зоной ответственности является организация наиболее эффективного функционирования организации в какой-то сфере деятельности.

Урегулирование кризисных ситуаций

Наиболее полезный эффект, от управления по «зонам ответственности», заключается в урегулировании «кризисных ситуаций». При возникновении нестандартной ситуации при «обычном» менеджменте, мы с удивлением выясним, что ни одна должностная инструкция ни одного работника не предусматривает его реакции на данную ситуацию. То есть, если в результате организации нанесен какой-либо ущерб, то формально наказывать некого.

Когда «зона ответственности» определена и закреплена за сотрудником, то это означает, что при возникновении нестандартной ситуации, обязательно будет сотрудник, который ее должен разрешить или урегулировать каким-либо образом.

Выводы

Обязательно пытайтесь кроме формальных должностных инструкций или распределения ответственности за исполнение бизнес-процессов установить «зоны ответственности» для работников. Это поможет избежать проблем в будущем.

Если у Вас есть необходимость в консультациях или комплексном внедрении управления по принципу "зон ответственности", пишите через форму обратной связи.

Если Вы с чем-то не согласны, или просто, есть что сказать, комментируйте (доступно для зарегистрированных пользователей) сразу под статьей или на форуме.

Возврат к списку

(Голосов: 16, Рейтинг: 3.78)

Материалы по теме:




Нажмите, чтобы рекомендовать эту страницу другим:
Рейтинг@Mail.ru