Сколько стоит отгрузка?

Сколько стоит отгрузка?

Задумывались ли Вы когда-нибудь над тем, сколько стоит тот или иной бизнес-процесс? Сколько стоит выписать счет, оформить накладную? Каким должен быть размер минимального заказа?

Обычно, такого рода решения принимаются интуитивно, "по ощущениям". Более того, часто к работе сотрудников, которые получают почасовую оплату, относятся так, как будто она ничего не стоит. По логике - чтобы я не сказал делать персоналу, затраты не изменятся.

Посмотрим на это с другой стороны. Представьте себе, что Вы арендовали на почасовой основе (за десять тысяч долларов в час) лучшую в мире студию звукозаписи и сейчас вошли в нее. Время пошло. И теперь только от Вас зависит, извлечете Вы какую-либо пользу из этого или нет. Первое, что хочется сделать - вернуться назад и прекратить напрасно тратить свои деньги, не правда ли? Точно также дела обстоят и  с сотрудниками, которые находятся на повременной оплате. Организовать процесс как можно эффективнее - вот главная задача руководителя.

Теперь рассмотрим наиболее часто встречающуюся ситуацию - сотрудники жалуются на высокую загруженность, постоянно что-то делают, пишут, печатают, а клиенты... ждут! И очень этим недовольны. Самое опасное, что при такой ситуации есть риск потерять именно самых крупных клиентов. Таким образом, работу подчиненных необходимо срочно оптимизировать. При этом нужно прекратить обслуживание всех ненужных и неэффективных (экономически нецелесообразных) процессов. Но как их выделить?

Рассмотрим пример, которым мне довелось заниматься. Предприятие регулярно получает заказы на отгрузки с доставкой различной продукции. Поскольку продукция разнородная, то партию для одного клиента необходимо подготовить и отправить со склада, который находится отдельно от офиса. Склад производит отгрузки по заказам, которые оформлены коммерческим отделом. Потом документы оформляются в бухгалтерии и передаются на склад, с которого и отправляется машина. Бизнес-процесс является одним из главных в данном бизнесе. Все сотрудники перегружены. Часто приходится задерживаться допоздна, а, в отдельных случаях, и до часа ночи.

Решением данной ситуации являлось определение размера минимальной партии заказа, которым предприятие согласилось бы заниматься. Но каков должен быть размер этого заказа? Для этого необходимо посчитать затраты, которые осуществляет предприятие на подготовку заказа, его оформление и на сопутствующие операции. После того, как станет известна цифра, сколько же на самом деле "стоит накладная", можно будет определиться и с минимальным объемом заказа.

 Базовые данные для расчета

Средняя заработная плата одного сотрудника коммерческой службы — 2900 грн.

Количество заказов, которое оформляется за месяц одним сотрудником — 300

Средняя заработная плата бухгалтера — 1800 грн.

Время оформления одного маршрутного листа — 1,5 часа

Среднее количество заказов в путевом листе — 35

Количество листов документов на 1 накладную — 5

Стоимость пачки бумаги 500 листов — 27 грн.

Заработная плата кладовщика — 2000 грн.

Среднее время подбора заказа кладовщиком на складе — 30 минут

Средняя заработная водителя — 2000 грн.

Время простоя машины под погрузкой — 1,5 часа

ФОТ отдела логистики — 10000 грн.

Численность отдела логистики — 4 чел.

Среднее количество маршрутных листов — 59 шт

Расчет

Стоимость выписки заказа (2900/300) — 9.67 грн.

Стоимость оформления документов (27/500*5+1800/200*1,5) — 13,77 грн.

Стоимость погрузки заказа — (2000/200*0,5+2000/200*1,5) — 20 грн.

Стоимость логистического обслуживания груза (10000/4/59/35) — 1,21 грн.

Итоговые прямые расходы на оформление одной накладной — 44,65 грн.

Исходя из полученной информации, Вы сможете сопоставить свои затраты с потенциальной доходностью от полученного заказа и тут же позвонить в отдел продаж, чтобы установить "минимальный чек", что мы и сделали.

Такой же подход можно применить ко многим бизнес-процессам. Поэтому если Вам понадобится моя помощь - можете обратиться в раздел "Консалтинг".