В данной статье приведена (с сокращениями) процедура регулярного контроля дебиторской задолженности по предприятию с распределением ответственности между подразделениями и сотрудниками предприятия, которая была разработана мною в интересах одного из моих клиентов.
Ему понадобился краткий и понятный для всех документ о том, кто, что и когда должен делать, кто и за что отвечает и в какие сроки нужно выполнять определенные действия. В результате получилось распоряжение с описанием процедуры, которая поместилась на листе формата А4.
Сергей Высоцкий
Введение
Дебиторская задолженность - один из многих способов для предприятия потерять свои деньги. Нет такого предприятия, которое бы периодически не занималось взысканием долгов. Чтобы не допускать возникновения неприятных ситуаций, публикую процедуру контроля дебиторской задолженности.
Процедура контроля дебиторской задолженности
Настоящая процедура вводится в действие с момента реализации технического задания на формирование отчета по процедуре контроля дебиторской задолженности.
Контроль дебиторской задолженности проводится по всем контрагентам с разбивкой этих контрагентов на группы по виду деятельности и по центру ответственности, в процессе деятельности которого такая задолженность возникла.
Ответственность за реализацию процедуры контроля дебиторской задолженности несет служба экономической безопасности.
Не реже, чем один раз в неделю, ответственный сотрудник службы экономической безопасности формирует отчет по дебиторской задолженности. По сформированной отчетности делаются расшифровки и вместе со служебной запиской направляются руководителю того подразделения, за которым идентифицирована дебиторская задолженность.
Одновременно, копия письма о наличии просроченной дебиторской задолженности направляется в юридический отдел.
Руководителю подразделения дается 7 календарных дней для того, чтобы урегулировать дебиторскую задолженность. После истечения этого срока он обязан инициировать взыскание задолженности с должника всеми возможными методами, в том числе использовать возможности юридического отдела и службы экономической безопасности (в том числе возможности сторонних организаций, которые способны оказать помощь предприятию в решении проблемы).
Неурегулированная дебиторская ставиться на контроль в службе экономической безопасности с еженедельным отчетом руководителя подразделения по принятым мерам.
По неурегулированной дебиторской задолженности служба экономической безопасности еженедельно информирует Генерального директора.
По результатам докладов службы экономической безопасности Генеральный директор принимает окончательные решения по возврату дебиторской задолженности и эффективному решению вопроса
